Om een goede dienstverlening aan te kunnen bieden, worden je persoonsgegevens verzameld en verwerkt door GITO Tervuren als verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd te Pater Dupierreuxlaan, 3080 Tervuren. GITO Tervuren vindt de bescherming van je privacy belangrijk. Daarom voert onze organisatie een privacybeleid dat beoogt vertrouwelijk en zorgvuldig om te gaan met de gegevens van haar burgers. Onze diensten en medewerkers zullen dan ook discreet en integer omgaan met de door jou verstrekte informatie en persoonsgegevens enkel verwerken op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Deze privacyverklaring heeft tot doel je te informeren over hoe GITO Tervuren je persoonsgegevens via verschillende kanalen verkrijgt of verzamelt, waarom we deze verzamelen, wat we ermee doen en hoe we ermee omgaan. Deze privacyverklaring is van toepassing op de bezoekers van de website en elke natuurlijke persoon die in contact treedt met GITO Tervuren. Bij het verwerken van persoonsgegevens zal het GITO de geldende Europese en nationale privacywetgeving respecteren, zijnde o.a.:

• De Belgische Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het bijhorende uitvoeringsbesluit (link)

• De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 2018 (ook AVG of GDPR genoemd (link)

GITO Tervuren verbindt zich ertoe de verplichtingen die voortvloeien uit de toepasselijke wetgeving toe te passen op al onze verwerkingsactiviteiten en met respect voor jouw individuele rechten. Met deze privacyverklaring garandeert GITO Tervuren dat je:

• op de hoogte blijft van de verwerking van je persoonsgegevens, zowel elektronisch als op papier;

• de controle behoudt over de persoonsgegevens die GITO Tervuren verwerkt;

• je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens kunt uitoefenen.

GITO Tervuren is de beheerder van de website www.gito-tervuren.be. Bijgevolg is het Gemeentebestuur van Tervuren de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die door www.gito-tervuren.be verwerkt worden.

Dit wil zeggen dat wij bepaalde plichten hebben ten aanzien van jou, onze websitebezoeker.

• Zo mogen we zonder jouw toestemming geen informatie over jou verwerken, die we niet strikt nodig hebben om www.gito-tervuren.be te laten functioneren;

• moet de informatie die we verwerken steeds voor een afgelijnd doeleinde gebruikt worden;

• mogen we jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig bewaren;

• moeten we jou informeren over welke informatie we over jou verwerken.

Onder ‘Persoonsgegevens’ wordt alle informatie verstaan die toelaat een persoon direct of indirect te identificeren of identificeerbaar te maken, aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator; of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die persoon. GITO Tervuren verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens alleen voor doelstellingen van intern beheer:

• de vlotte behandeling van jouw contactformulier.

We gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden en we geven ze niet door aan derden.

In onderstaand schema vind je alle informatie over de persoonsgegevens die we over jou verwerken (d.w.z. verzamelen, gebruiken en bewaren).

GITO Tervuren verwerkt enkel persoonsgegevens indien we daar een rechtmatige basis voor hebben. De verwerking vindt dus enkel plaats:

• Als GITO Tervuren je toestemming heeft verkregen om ze te mogen verwerken;

• In het kader van een contractuele verplichting of ter voorbereiding van een contract met lokaal bestuur Tervuren;

• Indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van onze wettelijke verplichtingen (inclusief de vervulling van gemeentelijke taken);

• Indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan GITO Tervuren is opgedragen;

• Indien dit van vitaal belang is voor de betrokkene (bv. om een ernstige bedreiging voorhet leven van een betrokkene).

• Indien GITO Tervuren je persoonsgegevens wil verwerken voor een ander doeleinde dan waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld, zullen we altijd vooraf je expliciete toestemming vragen.

Een cookie is een klein tekstbestand dat op je computer wordt geplaatst voor verschillende diensten. Cookies maken de interactie tussen de bezoeker en de website over het algemeen gemakkelijker en sneller en helpen de bezoeker om vlot te surfen tussen de verschillende onderdelen van een website. Cookies worden ook gebruikt om de inhoud van de website of de advertenties op een website relevanter te maken voor de bezoeker en aan te passen aan zijn interesses. Een cookie bevat onder andere de naam van de server die de cookie geplaatst heeft, een vervaldatum en een unieke cijfercode en brengt op geen enkele manier schade toe aan jouw apparatuur of aan de programma's die je gebruikt. De server van een website kan alleen de cookies lezen die hij zelf geplaatst heeft, hij heeft geen toegang tot andere informatie die zich op je computer of mobiel apparaat bevindt.

Je hebt steeds recht op inzage, verbetering en verwijdering van jouw persoonsgegevens. Stuur hiervoor een mail naar secretariaat@gito-tervuren.be. Dit verzoek wordt gearchiveerd gedurende 2 jaar.

Aanspreekpunt informatieveiligheid: ict@gito-tervuren.be

De GDPR verleent je een aantal rechten m.b.t. de verwerking van je persoonsgegevens. Deze rechten kan je te allen tijde uitoefenen bij GITO Tervuren. Deze rechten zijn:

• Het recht van inzage: je hebt het recht op toegang en inzage tot de gegevens die we van jou hebben en verwerken bij lokaal bestuur Tervuren. Dit houdt in: informatie of we gegevens van je hebben, welke dat zijn en op welke manier GITO Tervuren ze gebruikt. Je kan hier verdere toelichting over krijgen indien je dit wenst.

• Het recht op rectificatie: je hebt het recht om je gegevens te laten aanpassen als deze niet correct en/of onvolledig zijn. Het aanpassen van persoonsgegevens kan gelinkt zijn aan contractuele en/of wettelijke beperkingen waardoor het soms niet mogelijk is om de gegevens aan te passen omwille van onze verplichtingen.

• Het recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’): je hebt het recht om je gegevens te laten schrappen uit onze systemen. Het schrappen van persoonsgegevens is soms niet mogelijk omwille van contractuele verplichtingen, wettelijke bepalingen en algemene belangen van onze organisatie waardoor dit verzoek dan ook niet altijd kan worden ingewilligd.

• Het recht van bezwaar: je hebt het recht om bezwaar in te dienen tegen het verwerken van je persoonsgegevens door lokaal bestuur Tervuren. Dit recht van bezwaar is niet van toepassing voor communicaties in het kader van contractuele afspraken en/of wettelijke verplichtingen.

• Het recht om je toestemming in te trekken:je hebt te allen tijde het recht je toestemming in te trekken indien de verwerking van jouw gegevens op basis van toestemming gebeurt. Dit kan gebeuren via dezelfde weg als waarlangs je jouw toestemming hebt gegeven.

• Het recht tot beperken van de verwerking: je hebt het recht om te verzoeken de verwerking van je gegevens te beperken. In dat geval blijft GITO Tervuren je gegevens bewaren, maar wordt het gebruik ervan ingeperkt in overeenstemming met je verzoek. Deze aanvraag kan worden ingediend wanneer bv. je merkt dat je persoonsgegevens onjuist zijn, in afwachting van de rectificatie ervan. We moeten enkel tegemoet komen aan deze verzoeken in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

• Het recht op overdraagbaarheid van je gegevens:je hebt het recht om je persoonsgegevens die lokaal bestuur Tervuren verwerkt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en digitaal leesbare vorm en/of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.

• Het recht op het indienen van een klacht: je hebt het recht om klacht in te dienen over de wijze waarop GITO Tervuren je persoonsgegevens verwerkt en/of de manier waarop wij je rechten invullen, wanneer je van mening bent dat lokaal bestuur Tervuren de geldende wetgeving niet naleeft. Dit kan je doen als volgt:

Klacht neerleggen bij GITO Tervuren zelf: GITO Tervuren heeft een DPO aangesteld die een onafhankelijke rol binnen lokaal bestuur Tervuren heeft en je klacht zal behandelen om samen met jou tot een oplossing te komen. Je kunt de DPO contacteren via informatieveiligheid@tervuren.be.

Klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteit. De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor lokaal bestuur Tervuren is de Vlaamse Toezichtcommissie. Je hebt het recht om klacht neer te leggen bij de Vlaamse Toezichtcommissie over de manier waarop lokaal bestuur Tervuren je persoonsgegevens verwerkt en/of jouw rechten invult. De manier waarop je een klacht kan indienen wordt beschreven op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.

Indien je één van deze rechten wenst uit te oefenen, neem dan contact op met onze DPO via informatieveiligheid@tervuren.be. Als de aanvraag onvoldoende informatie bevat, kan een medewerker van GITO Tervuren bijkomende informatie opvragen. Je zult altijd je identiteit moeten aantonen voor de uitoefening van je recht.

Alle bovenstaande verzoeken zijn gratis, behalve wanneer GITO Tervuren het verzoek als kennelijk ongegrond of buitensporig beschouwt (zoals o.m. het geval is bij een herhaaldelijk verzoek). In dat geval mag GITO Tervuren een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten, of weigeren gevolg te geven aan het verzoek.

We zullen elke aanvraag correct en zorgvuldig behandelen binnen een termijn van één maand na de ontvangst door de DPO van alle relevante informatie. Deze termijn kan eventueel verlengd worden met twee maanden, rekening houdend met o.m. de complexiteit en het aantal verzoeken. Ingeval van verlenging van de termijn, word je hiervan binnen de maand op de hoogte gebracht, inclusief over de redenen van de verlenging. Het verstrekken van deze informatie gebeurt kosteloos.

Indien je niet tevreden bent over de geleverde informatie of denkt dat je geen volledig antwoord hebt gekregen, kan je contact opnemen met onze Data Protection Officer via informatieveiligheid@tervuren.be.

Uw toestemming voor publicatie beeldmateriaal houdt in dat er foto's en filmpjes mogen genomen worden van activiteiten, excursies, enz. waarop je kind geïdentificeerd kan worden en dat deze mogen gepubliceerd worden op

• Smartschool: intern platform waarop enkel personeel, ouders en leerlingen kunnen aanmelden,

• het publieke gedeelte van de schoolwebsite,

• de sociale media van de school, nl. Facebook

• en mogen doorgegeven worden aan de plaatselijke en regionale pers voor informatie en public relations

Er wordt geen opdeling gemaakt tussen Smartschool, schoolwebsite,... dus uw toestemming geldt voor alle bovenvermelde communicatiemiddelen of voor geen enkele. Deze toestemming wordt bevraagd bij de start van jouw zoon/dochter bij ons op school (via een formulier) en geldt voor de ganse schoolloopbaan van je kind. Indien je je toestemming wenst te wijzigen kan je dit steeds melden in een bericht aan de leerlingenadministratie via e-mail secretariaat@gito-tervuren.be of via Smartschool.

GITO Tervuren kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op de website van GITO Tervuren te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze verklaring publiceren, zullen we de datum en het versienummer van de "laatste update" van ons privacybeleid wijzigen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden we je aan om onze privacyverklaring regelmatig te lezen.

Indien je opmerkingen of vragen hebt over de informatie in deze verklaring of over andere kwesties met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens door GITO Tervuren, neem dan contact op met onze Data Protection Officer via e-mail: informatieveiligheid@tervuren.be.

Als je liever per post contact met ons opneemt, kan je dit doen op het volgende adres:

GITO Tervuren
Pater Dupierreuxlaan 1 B
3080 Tervuren